Hopp direkte til innhold

Hopp direkte til Søk

Styreinstruks for NorgesGruppen ASA

1. Formål

Styreinstruksen har som formål å gi nærmere regler om styrets arbeid og saksbehandling innenfor rammene av allmennaksjeloven og selskapets vedtekter.

Styreinstruksen vedtas av styret.

Styret skal én gang årlig gjennomgå sin arbeidsform og ved behov vurdere innholdet i styreinstruksen.

2. Styrets oppgaver

2.1 Styret har i henhold til allmennaksjeloven § 6-12 det overordnede ansvaret for forvaltningen av selskapet. Styret skal bl.a. sørge for forsvarlig organisering av virksomheten, fastsette planer og budsjettet for virksomheten og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll.

 I henhold til allmennaksjeloven § 6-13 skal styret føre tilsyn med den daglige ledelse og selskapets virksomhet for øvrig.

 2.2 Styret vil konsentrere sitt arbeid om følgende oppgaver:

 2.2.1 Som ledd i forvaltningen av selskapet vil styret:

 - Ansette konsernsjef og fastsette hans/hennes godtgjørelse;

- Godkjenne den overordnede organiseringen av selskapet;

- Iverksette tiltak som sikrer at selskapets finansielle stilling er tilfredsstillende;

- Fastsette overordnet strategi for konsernet utarbeidet i samarbeid med administrasjonen;

- Fastsette de finansielle målsettinger for konsernet utarbeidet i samarbeid med administrasjonen;

- Godkjenne selskapets forretningsplan, investeringsrammer og finansplan, herunder resultat og balanseoppstilling;

- Foreta periodevis gjennomgang av resultatet sammenholdt med forretningsplanen, finansplanen, investeringsrammer og fastlagte måltall;

- Avlegge og rapportere perioderegnskap, samt avgi styrets årsberetning;

- Treffe beslutning i saker som medfører økonomiske disposisjoner utover de fullmakter som er gitt til konsernsjefen.

- Treffe beslutning i andre saker om økonomiske disposisjoner som for øvrig er vesentlige i forhold til selskapets virksomhet, eller som faller utenfor den strategi eller de forretningsplaner styret tidligere har godkjent;

- Treffe beslutninger i saker som på annen måte er av uvanlig art eller stor betydning etter selskapets forhold;

- Treffe beslutninger i saker der dette er spesifikt foreskrevet i lov eller forskrifter.

2.2.3 Styret har delegert til konsernsjef å forestå den øvrige forvaltning av selskapet, men vil føre tilsyn med forvaltningen i henhold til pkt. 2.2.4.

2.2.4 Styret vil påse at:

- Forvaltning som forestås av konsernsjef etter delegasjon fra styret, skjer på en betryggende måte;

- Konsernsjef benytter betryggende og effektive styrings- og kontrollsystemer, herunder systemer for styring av risiko, som løpende gir en tilfredsstillende oversikt over konsernets risikoeksponering;

- Kontrollen virker som forutsatt og at det iverksettes nødvendige tiltak for å redusere ekstraordinær risikoeksponering;

- Styrets beslutninger følges opp;

- Det gjennomføres etterrapportering om utviklingen av investeringer av vesentlig størrelse i forhold til selskapets virksomhet;

- Det foreligger tilfredsstillende rutiner for å sikre oppfølging av prinsipper og retningslinjer fastsatt av styret, bl.a. i forhold til etisk adferd, lovetterlevelse, helse, miljø og sikkerhet og ivaretakelse av samfunnsansvar;

- Selskapet har en betryggende internkontroll;

- Pålegg fra ekstern revisor etterkommes, og at ekstern revisors anbefalinger gis behørig oppmerksomhet.

3. Konsernsjefs arbeidsoppgaver og plikter overfor styret

3.1 Konsernsjef har ansvaret for at styret får alle de opplysninger som er nødvendig for at styret skal kunne utøve sine oppgaver i henhold til pkt. 2 ovenfor.

3.2 Konsernsjef har ansvaret for den daglige ledelse av selskapet innenfor de retningslinjer og pålegg som styret har gitt. Konsernsjef skal herunder sørge for at selskapets regnskap er i samsvar med lover og forskrifter, og at forvaltning overlatt konsernsjefen etter delegasjon fra styret, skjer på en betryggende måte.

3.3 Saker som etter selskapets forhold er av uvanlig art eller stor betydning kan bare avgjøres av konsernsjef etter fullmakt fra styret i det enkelte tilfellet, eller når styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for selskapet. Styret skal snarest underrettes om avgjørelsen.

3.4 Konsernsjef skal oppnevne en konsernledelse som skal bistå konsernsjef for utførelse av forvaltningsoppgaver delegert fra styret og i den daglige ledelse, herunder organisering og drift av selskapet. Konsernsjef fastsetter instruks for konsernledelse etter forutgående drøftelser med styret.

3.5 konsernledelsesinstruksen, og funksjonsbeskrivelse for og bevillingsfullmakter gitt til hvert av medlemmene i konsernledelsen, skal reflektere en felles forpliktelse for medlemmene til å ivareta konsernets samlede interesser og å verne om konsernets finansielle stilling. Bevilgningsfullmaktene skal godkjennes av styret.

3.6 Konsernsjef skal minst hver måned, i møte eller skriftlig, gi styret underretning om:

 - Selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling;

- Økonomiske disposisjoner, herunder avhendelser, av vesentlig størrelse, i forhold til selskapets virksomhet;

- Utviklingen i enkelte investeringer og andre disposisjoner av vesentlig betydning i forhold til selskapets virksomhet;

- Vesentlige beslutninger truffet av konsernledelsen ved angivelse av eventuelle dissenser;

- Andre forhold av betydning for utøvelsen av styrets plikter i henhold til punkt 2 ovenfor.

3.7 Styret, og det enkelte styremedlem, kan til enhver tid kreve at konsernsjef gir styret nærmere redegjørelse om bestemte saker.

4. Styrets saksbehandling

4.1 Styret skal behandle saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan foreligge skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Hvert av styremedlemmene og konsernsjef kan kreve møtebehandling. Styrebehandling utenfor møtet skal, så vidt mulig, skje i samlet telefonstyremøte. Årsberetning og årsregnskap skal behandles i møtet.

4.2 Styrets leder skal sørge for behandling av aktuelle saker som hører inn under styret. Styremedlemmene og konsernsjef kan kreve at styret behandler bestemte saker.

4.3 Konsernsjef forbereder saker som skal behandles i styret i samråd med styrets leder. En sak skal forberedes og fremlegges slik at styret har et tilfredsstillende behandlingsunderlag. Styrets leder kan godkjenne at administrasjonen er representert i styremøtene. Konsernsjef deltar i kraft av sin stilling som daglig leder.

4.4 Styret sammenkalles av styrets leder. Innkallingen foretas av styresekretæren. Styret har møte så ofte selskapets virksomhet tilsier, eller når et medlem krever det. Det skal varsles på hensiktsmessig måte om en nødvendig frist. Eventuelle skriftlige underlag for styrets drøftelser og beslutninger skal, så vidt mulig, foreligge sammen med innkallelsen.

Skriftlige underlag skal normalt sendes styret i god tid før møtet. Skriftlige underlag skal for øvrig sendes styret så snart som mulig. Endringer i agenda eller behandlingsmøte som fastsettes før møtet, skal så vidt mulig meddeles styret umiddelbart.

4.5 Styremøtet ledes av styrets leder. Deltar verken styrets leder eller nestlederen, velger styret en leder for styrebehandlingen.

4.6 Det skal føres protokoll over styrebehandlingen. Ved eventuell dissens skal det fremgå av protokollen hvilke styremedlemmer som har stemt imot en beslutning.

5. Avstemninger

5..1 Styret er beslutningsdyktig når mer enn halvdelen av samtlige styremedlemmer er tilstede. Styret kan likevel ikke treffe beslutning med mindre alle styremedlemmer, så vidt mulig, er gitt anledning til å delta i sakens behandling.

5.2 Som styrets beslutning gjelder det som flertallet blant de møtende har stemt for, eller ved stemmelikhet det som møtelederen har stemt for. De som stemmer for en beslutning som innebærer en endring av tidligere beslutning, må likevel alltid utgjøre minst en tredjedel av samtlige styremedlemmer.

5.3 Ved valg og ansettelser anses den valgt eller ansatt som får flest stemmer. Styret kan på forhånd bestemme at det skal holdes ny avstemning dersom ingen får flertall av de avgitte stemmer. Står stemmetallet likt ved valg av møteleder, avgjøres valget ved loddtrekning. I andre tilfeller av stemmelikehet gjelder det som møtelederen har stemt for.

5.4 Et styremedlem eller konsernsjef må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik særlig betydning for henne/han eller for noen nærstående at medlemmene må anses for å ha fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken. Det øvrige styret kan bestemme hvorvidt det foreligger slike tungtveiende særinteresser som kan antas å medføres interessekonflikt. For øvrig vurderer styremedlemmene selv sin habilitet. Et styremedlem må ikke delta i en sak om lån eller annen kreditt til seg selv eller sikkerhetsstillelse for egen gjeld.

6. Komiteer

6.1 Styret skal oppnevne en kompensasjonskomité bestående av minst tre av styrets medlemmer som skal forberede den årlige gjennomgang av konsernsjefs betingelser. Konsernsjef skal forut for den årlige fastsettelse av den øvrige konsernledelses individuelle betingelser, drøfte disse med komiteen. Komiteen skal forberede og tilrettelegge styrets behandling av øvrige kompensasjonssaker som forelegges styret.

6.2 Styret skal oppnevne en revisjonskomité bestående av minst tre av styrets medlemmer som skal tilrettelegge styrets behandling av årsregnskapet. Komiteen skal videre tilrettelegge styrets behandling av eksternrevisors anbefalinger.

6.3 Styret kan for øvrig beslutte å nedsette utvalg bestående av medlemmer av styret for å behandle særlige saker eller spørsmål. Vedtaket om å nedsette et slikt utvalg skal angi utvalgets mandat og funksjonstid.

6.4 Styret konstituerer det enkelte underutvalg (komité) i forbindelse med oppnevnelsen av utvalget.

6.5 Styret skal fastsette individuelle instrukser for de underutvalg som nedsettes i henhold til dette punkt 6, derunder for kompensasjonskomiteen og revisjonskomiteen.

7. Taushetsplikt

7.1 Styrets medlemmer skal bevare taushet om styrets saksbehandling og beslutninger.

8. Årsplan

8.1 Styret skal fastsette en årsplan som angir hvordan og på hvilket tidspunkt styret vil ivareta sine funksjoner i henhold til denne instruks og lovgivningen for øvrig.

 

(sist endret 19.10.2004)

NorgesGruppen